У операторов связи для взаиморасчетов с клиентами имеется биллинг и, как правило, 1С для бухгалтерского учета.

Как производится бухгалтерский учёт?

Отражение операций по абонентам - физическим лицам можно организовать по разному:

а) в полном отрыве от биллинга на свернутых данных, когда все операции по физическим лицам сначала обобщаются на уровне биллинга, а затем отражаются на одном контрагенте "Физическое лицо" в 1С. При этом, из суммы всех платежей физиков вычитается некоторая сумма (как бы списаний), которая позволяет привести баланс в биллинге и 1С во взаимное соответствие.

Но это не правильно с точки зрения налогового учёта потому, что при авансе от одного лица и оказании услуги другому лицу (в минус), каждая из операций формирует самостоятельную добавленную стоимость (и значит НДС) — они не должны схлопываться.

б) полностью на основании биллинга с первичными документами по каждому физическому лицу. Правильно именно так, учитывая постановление правительства № 1137 от 26.12.2011 и другие нормы регуляторов, обязывающие выставлять авансовые счета-фактуры по каждому покупателю.

Случается, при приобретении операторского бизнеса крупным собственником, что операторы переходят от «а» к «б», чтобы:

  1. Избавить (новых) собственников бизнеса от налоговых рисков.
  2. Лучше контролировать данные в биллинге.

Напомню, что бухгалтерский учет должен «путем сплошного, непрерывного, документального учета всех хозяйственных операций» отражать изменения в имуществе и обязательствах организации.

Как должен производиться бухгалтерский учет?

По правилам, каждый раз, когда кто-то платит нам деньги, мы должны выставлять авансовую счет-фактуру, а когда мы списываем деньги — счет-фактуру на отгрузку.

ИТ специалисты думают, что первичные документы выставляются только для того, что бы предоставить их покупателям и для физических лиц они не нужны, но это не так. Счета-фактуры по физическим лицам должны генерироваться и вноситься в книгу покупок и книгу продаж в бухгалтерии самого оператора, т.к. на их основании рассчитывается НДС.

Счета-фактуры, в данном случае, не более чем электронные записи в базе данных.

Что для формирования первички есть в биллинге?

Во многих биллинговых системах есть выставление счетов–фактур и счетов. Но, к сожалению, далеко не во всех биллингах есть выставление авансовых счетов–фактур.

Так же, во многих биллингах модули, которые выставляют первичные документы, не обязательны для добавления ко всем лицевым счетам или это, скажем так, не строго контролируется. Если, в результате, получается дыра в выставлении документов по какому-либо л/с, после возобновления получается или скачок в остатках или мы должны что-то сделать в закрытом периоде, в общем — проблема.

Поэтому то, что обычно есть в тиражируемых биллинговых системах, это только исходные данные для формирования документов.

Как организуется правильное формирование бухгалтерской первички?

Рассмотрим пример с точки зрения какого-нибудь одного лицевого счёта, по которому были платежи (в том числе ошибочные), возвраты и списания:

Обязательные условия корректного ведения учёта

1) В биллинговой системе для лицевых счетов устанавливается признак коммерческого (где отражаются реальные деньги) и некоммерческого (служебные, тестовые) лицевого счета. Задача — исключить случайную переклассификацию. Должно быть невозможно присвоить одному лицевому счету одновременно признаки коммерческого и некоммерческого.

2) Для бухгалтерской первичной документации создается отдельная база данных, сама по себе не связанная с биллингом. Реализуются процессы загрузки данных по платежам и выставления авансовых счетов-фактур после закрытия дня. Реализуются процессы загрузки данных по списаниям и выставления счетов-фактур на отгрузку после закрытия месяца.

3) Книга продаж, книга покупок, авансовые счета-фактуры, счета-фактуры на отгрузку, оборотно-сальдовая ведомость, акты сверки, отчеты по остаткам, по реализации, по выручке, по возвратам и другие отчеты реализуются на основе базы данных первичной документации. Обязательны служебные отчеты (для контроля), такие как журнал формирования документов, платежи, поступившие на некоммерческие договора (чтоб искать ошибочные платежи) и т.д.

4) Все записи в базе данных первичной документации доступны для печати или экспорта в другие системы. Важно, что они последовательно пронумерованы и номера никогда не изменяются — они раз и навсегда, даже если в биллинге что-то поменяется задним числом (об этом дальше).

Именно такая система позволяет организовать сплошной, непрерывный, документальный учет.

Почему отдельное техническое решение?

Первое, что спрашивают специалисты по биллингу — «почему не выводить первичные документы в форме отчетов по базе биллинга? Есть же записи для каждого платежа и списания ...». Однако, первичные документы (счета-фактуры, авансовые счета-фактуры ...) должны быть отдельными не удаляемыми записями. Вот почему:

  1. Между операциями биллинга и первичными документами есть отношения, которые зависят от ранее выставленных документов. Например, платеж может частично погашать задолженность по конкретным счетам-фактурам и частично формировать аванс. Отгрузка должна покрываться из конкретных авансов в порядке их поступления, при этом, каждый аванс может покрывать более одной отгрузки. Отношений между документами много и они должны быть извлекаемыми для построения некоторых отчетов, например, для книги покупок. За связью любых двух документов стоит сумма. В биллинге таких связей нет.
  2. Возможно, в биллинге что-то изменится задним числом. Период уже закрыли, документы уже выставились, однако системный администратор или какой-то скрипт или человек с большими правами что-то поменял. Например, досписал или доначислил сумму абоненту. Изменение закрытым числом не должно пройти незамеченным, система контроля на основе первичной документации должна сообщить о нарушении и помочь восстановить соответствие. Когда период закрыт, всё зафиксировано в бухгалтерии — теперь уже данные биллинга должны соответствовать истории.

Нельзя делать решение по бухгалтерской первичке внутри самого биллинга или внутри 1С. Вот почему:

Во–первых, это нагрузка на базу данных. Первичные документы по каждой операции, плюс связи между ними — это много.

Во–вторых, полезна возможность независимо «откатывать» базу бухгалтерской первички. Предположим, Вы закрыли в биллинге месяц, выставились документы, но что-то не так. По 1С Вы ещё не проводили. Причину Вы устраняете в биллинге, БД первички откатываете, затем месяц снова закрываете, чтоб ещё раз выставилась первичка. Если база первичной документации и база биллинга одно и тоже, вы не можете её откатить, там же работают абоненты. Придется чистить записи руками в базе — это не безопасно.

В–третьих, все базы данных могут (должны) обслуживать разные люди. Изменения в них вносятся с разной целью. База первичной документации полна ключей, триггеров и процедур — жёстко контролируется внутренняя целостность данных. Биллинг же может быть оптимизирован под автоматизацию оказания услуг, это другая роль. Кроме того, две взаимосоответствующие системы это надёжно — чтобы что-то изменить, нужно сделать это в двух местах; ошибку тоже надо сделать в двух местах, что (случайно) очень трудно.

База первичной документации, условно, не доверяет данным биллинга. Процедуры загрузки проверяют данные абонентов, которые не должны были измениться. Например, физическое лицо не должно стать юридическим или некоммерческий счет коммерческим. Если появляется неучтенный вид списаний или пополнений происходит ошибка, а не выставление документов. В базе первички как в бухгалтерии — не может быть неопределенностей.

Основная задача базы первичной документации — сформировать слой достоверных данных, пригодных для бухгалтерского учета. В 1С первичные документы по контрагенту "Физическое лицо" отражаются интервальным номером на основе номеров, сформированных в системе первичной документации.

Что касается финансовой отчётности в холдинговых структурах, наиболее правильно и надёжно — собирать данные в хранилища из базы первичной документации (при её наличии).